Définir l’objectif et le format
Commencez par formuler l’intention en une phrase : alignement stratégique, cohésion d’équipe, relation clients… Le format (journée d’étude, résidentiel 24 h, soirée) découle de cet objectif. C’est aussi le moment de lister les indicateurs de succès : nombre de participants, taux de satisfaction, livrables attendus.
Fixer le cadre : date, budget, audience
Guidés par notre équipe, vos collaborateurs découvrent les bases de l’assemblage bordelais avant de passer à la pratique : répartis en groupes, ils testent différentes proportions de cépages, argumentent, itèrent et aboutissent à une signature commune. L’exercice révèle les rôles naturels de chacun (porte‑parole, analyste, médiateur) et valorise l’intelligence collective.
À l’issue de l’atelier, chaque groupe repart avec un échantillon de son assemblage et une fiche technique commentée. Le moment idéal pour ancrer les décisions du jour et créer un souvenir fédérateur.
Sélectionner le lieu
Privilégiez un site qui réunit accessibilité, modularité et identité forte. À La Fleur de Boüard, le Pavillon des Vignes d’environ 180 m² s’ouvre sur une terrasse panoramique de 240 m², complétés par le Salon Philippe d’environ 40 m² pour les sous-commissions. L’hébergement sur place (24 couchages en single, 36 en twin) facilite les séminaires résidentiels et réduit les transferts.
Construire le programme
Alternez temps de concentration et séquences expérientielles. Matins dédiés aux contenus à forte valeur, après-midis tournés vers l’ouverture et la cohésion. Prévoyez des marges de respiration et des transitions courtes entre salles pour éviter l’effet ‘tunnel’.
Technique et restauration : sécuriser l’expérience
Un événement fluide repose sur une technique fiable et une restauration cohérente. Vérifiez amont : vidéoprojection, sonorisation, connectivité, captation éventuelle. Côté table, privilégiez une cuisine de saison et des pauses qualitatives. Un dîner accords mets-vins peut devenir un temps fort narratif, à condition d’être calibré au timing.
Activations autour du vin (optionnelles mais impactantes)
À Bordeaux, le vin offre un langage commun qui fédère sans artifices. Sur notre domaine, trois formats s’intègrent facilement à votre agenda : visite immersive du Chai de Lumière et dégustation guidée, atelier Alchimie (assemblage d’équipe) et masterclass verticale. Ces séquences donnent du rythme et renforcent le souvenir de marque.
Communication, inscriptions et logistique invités
Créez un mini-site ou une page d’inscription claire. Envoyez la save-the-date, puis un programme détaillé et les infos pratiques (accès, dress code, hébergement). Pour les publics internationaux : version bilingue, options de transfert gare/aéroport et support sur place.
Jour J : régie et déroulé minute
Confiez le pilotage à un chef de projet dédié avec un conducteur minute par séquence. Brief technique, accueil, signalétique, plan B météo : chaque détail compte. Une personne référente côté client valide les timings et tranche les arbitrages en temps réel.
Suivi post-événement
Envoyez un remerciement, partagez les supports et une galerie photo. Recueillez à chaud le feedback des participants et mesurez vos indicateurs : satisfaction, leads, décisions actées. Capitalisez dans un document de ‘lessons learned’ pour vos prochains rendez-vous.
Modèle de rétroplanning(exemple condensé)
J-60 à J-45
Objectifs, budget, shortlist de lieux, pré-réservations
J-45 à J-30
Signature lieu, prestataires (technique, traiteur), ouverture inscriptions
J-30 à J-15
Programme final, scénographie, contenus, logistique transport
J-15 à J-7
Briefs techniques, impression signalétique, confirmations invités
J-7 à J-1
Tests, répétitions, envoi des dernières infos pratiques
Jour J
Régie, accueil, suivi temps fort, plan B
J+1 à J+7
Merci, supports, enquête, bilan chiffré
Focus lieu — Château La Fleur de Boüard (près de Saint-Émilion)
Privatisation des espaces possible selon la date, lumière naturelle, vue sur vignes et atmosphère de maison de famille. La combinaison grande salle + terrasse + salon de sous-commission crée un parcours fluide et confortable. L’hébergement sur place et la proximité de Libourne/Bordeaux facilitent la venue des équipes.
